Centre d'aide
Documentation et guides d'utilisation
Suivi des assurances
Le suivi des assurances vous permet de surveiller les dates d'expiration des polices d'assurance de tous les bateaux ayant une entente active. Le système détecte automatiquement les assurances expirées ou sur le point d'expirer et vous aide à notifier les clients concernés.
Accéder au suivi
Dans le menu latéral, cliquez sur Conformité → Suivi documentaire.
Tableau de bord
Le tableau de bord affiche 4 compteurs en haut de page :
- Assurances expirées — nombre de bateaux dont l'assurance est passée la date
- Expire dans 30 jours — assurances qui expirent bientôt
- Aucune assurance — bateaux avec entente active mais sans assurance enregistrée
- Alertes actives — nombre de notifications envoyées et non résolues
Les 4 onglets
Expirées
Liste tous les bateaux dont l'assurance est expirée. Pour chaque entrée :
- Nom du client et courriel
- Nom du navire et numéro d'immatriculation
- Port d'attache
- Numéro de police d'assurance
- Date d'expiration et nombre de jours de retard
- Bouton pour envoyer une alerte au client
Expire bientôt
Assurances qui expirent dans les 30 prochains jours. Mêmes informations avec le nombre de jours restants.
Manquantes
Bateaux avec une entente active mais aucune assurance enregistrée dans le système. Vous pouvez envoyer une demande au client pour qu'il fournisse ses documents.
Alertes
Historique des alertes envoyées avec leur statut :
| Statut | Description |
|---|---|
| En attente | Alerte créée mais pas encore envoyée |
| Notifié | Le client a été notifié |
| Résolu | Le client a fourni le document mis à jour |
Envoyer des alertes
Alerte individuelle
Cliquez sur le bouton 🔔 à côté d'un client pour lui envoyer une notification spécifique.
Alerte en masse
Utilisez les boutons en haut de page :
- Alerter — expire bientôt : notifie tous les clients dont l'assurance expire dans 30 jours
- Alerter — expirées : notifie tous les clients dont l'assurance est déjà expirée
Détection automatique (cron)
Le cron quotidien vérifie automatiquement toutes les assurances et crée des alertes pour celles qui expirent dans les 30 prochains jours. Cela signifie que vous n'avez pas à vérifier manuellement chaque jour.
Résoudre une alerte
Lorsqu'un client fournit son nouveau document d'assurance :
- Mettez à jour les informations d'assurance dans la fiche du bateau
- Dans l'onglet Alertes, cliquez sur ✓ pour marquer l'alerte comme résolue